飲食店の経理

飲食店の帳簿書類の保存、どうしていますか?

飲食店データを使って客単価を上げる専門家 林 良江です。

今日は、殆どの飲食店が悩んでいる帳簿書類の保存についてお伝えします。

飲食店を経営していると、
領収書
納品書
請求書
売上伝票
レジロールなどなど書類が沢山あります。

一部では、ペーパーレス化が進んでいるとは言いますが、殆どの飲食店ではこれらの書類の保存に手を焼いていらっしゃるのではないでしょうか。

そこで、今日は私が普段からオススメしている帳簿書類の保存法をご披露したいと思います。

オススメ!帳簿書類の保存法

領収書以外の書類(請求書や郵便物)は、難しいことを考えないで、とにかく書類が届いた日付順にファイリングする。

ファイルが一杯になったら、次のファイルに替える。
一杯になったファイルの表紙に、いつからいつまでの分が綴じてあるのか日付を明記しておく!
月毎に変える必要はありませんが、決算はまたがない方がいいでしょう。

これが唯一のポイントです。

領収書だけは、一枚ずつ処理しますので、別に綴じてください。

将来的には、書類保存の必要がなくなるかもってお話

弊所でも導入しているクラウド会計ソフトfreeeでは、スマホで撮影した領収書の情報を簡単に取り込んでくれます。
これは、入力作業の簡略化を目指したものであって、領収書を保管しなくてもいいのかというと、それとこれとは話が別です。

でも、「電子帳簿保存法」という法律があり、領収書や請求書をスキャナ保存できることになっています。
勿論、スキャン(スマホで撮影)した元の書類は破棄できます。

そして、この電子帳簿保存法の適用条件が、法改正によって緩くなって、導入しやすくなっています。

現に、先程紹介したfreeeでも、電子帳簿保存に対応していますので、税務署に申請することで紙資料の破棄ができるようになります。

何か届いたら、片っ端からスマホで撮影する。って日が来るかもしれませんね。

なぜ書類が紛失するのか?

あなたも、大事な書類が見つからず心当たりの場所を、アチコチ引っ掻き回したって経験、あると思います。
どうして、書類が見つからなくなるのでしょうか。
その原因の一つが、片付ける場所が複数あるからです。

片付ける基準がその時の気分によりブレてしまうので、欲しい時に欲しい書類が見当たらない。という事態を引き起こします。

この悩みを解消するには、片付ける場所を1か所に限定するしかありません。

飲食店あるある

飲食店の現場でよくお見かけするのが
ファイルの背表紙に取引先の名前を書いて、取引先毎にまとめて綴じておく方法です。

この方法のメリットは、取引先別に年間の取引状況を調べたりするには有効です。
但し、そういった機会は、決算の時くらいでしょう。

一方、この方法のデメリットは、どのファイルにも該当しない書類が必ず出てくることです。
で、迷っているうちに次の書類が送られてきて、ドンドン収拾がつかなくなる。

実は、よくある話です!

ご利用者の声

名古屋市内で、飲食店の経理に従事しているHさんから、先日こんなメッセージをもらいました。

今、保存期間を過ぎた帳簿書類をシュレッダーにかけています。
帳簿は、林さんに教えて貰った、「日付順のファイル」になっています。
ですから、保存期間が過ぎたファイルは、無条件に上から順番にシュレッダーをかけることができるので、ものすごく楽です。

以前は、ファイルの背表紙に取引先の名前を書いて、取引先毎にまとめていました。
この方法だと、古い書類が下になっており、処分するたびに書類の入れ替えをしていたので面倒でした。

ですが、「書類は日付順に綴じてあれば十分。」
という(林の)Facebook投稿を読んでから、保存方法を変えて、 今も引き続き日付順で保存しています。

この方法の良いところは

  • 他のスタッフが驚くほど、ちゃんと該当の書類を見つけ出せる
  • 書類の破棄が簡単

些細な事のようですが、本当に助かっています。
一言お礼が言いたくて、メッセージしました。

Hさんのお店は規模が大きいので、自分以外のスタッフさんにもいろいろ手伝ってもらうのでしょうね。
不慣れなスタッフの方でも、目的の書類を短時間で見つけ出してくれるというのは、助かりますね。
言われて気付いたのですが、このやり方は、仕事の平準化を図る際にも使えそうですね。
新たな気付きをありがとうございます!

結論

最終的には、何に重きを置くかって話です。
飲食店の場合は、きれいにファイルすることより、書類が見つけ易い方が重要だと思います。

ちなみに、法律では、書類の保存期間は決めていますが、その保存方法については、一切言及していません。
つまり、「捨ててなければいい」という考え方です。

だったら、1円も生まない帳簿書類の保存には、美しさより効率の良さを求めた方が良くないですか。

書類を探す時間って、勿体ないと思います。

というわけで、私のおススメ経理帳簿の保存法は、日付順に綴るでした。

よかったら、あなたのお店でも試してみてください。

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