飲食店の経理帳簿の期中保存、どうしていますか？

【値上げしない客単価UP】で飲食店の売上を増やす専門家　林　良江です。

今日は、殆どの飲食店が悩んでいる帳簿書類の保存方法についてお伝えします。

飲食店を経営していると、
領収書
納品書
請求書
売上伝票
棚卸表←保存しているお店が少ないですが、これも保存義務がある書類です！
レジロールなどなど書類が沢山あります。

一部では、ペーパーレス化が進んでいるとは言いますが、殆どの飲食店ではこれらの書類の保存に手を焼いていらっしゃるのではないでしょうか。

そこで、今日は私が普段からオススメしている帳簿書類の保存法をご披露したいと思います。

1 オススメ！帳簿書類の保存法
2 なぜ書類が紛失するのか？
- 2.1 飲食店あるある
3 ご利用者の声
- 3.1 決算後の帳簿書類の保存期間
4 結論
5 付録　納品書について

オススメ！帳簿書類の保存法

領収書以外の書類(店内に入ってきた紙類)は、難しいことを考えないで、とにかく書類が届いた日付順にファイリングする。

ファイルが一杯になったら、次のファイルに替える。
一杯になったファイルの表紙に、いつからいつまでの分が綴じてあるのか日付を明記しておく！
月毎に変える必要はありませんが、決算はまたがない方がいいでしょう。

これが唯一のポイントです。

領収書だけは、一枚ずつ処理しますので、別に綴じてください。

将来的には、書類保存の必要がなくなるかもってお話

弊所でも導入しているクラウド会計ソフトfreeeでは、スマホで撮影した領収書の情報を簡単に取り込んでくれます。
これは、入力作業の簡略化を目指したものであって、領収書を保管しなくてもいいのかというと、それとこれとは話が別です。

でも、「電子帳簿保存法」という法律があり、領収書や請求書をスキャナ保存できることになっています。
勿論、スキャン(スマホで撮影)した元の書類は破棄できます。

そして、この電子帳簿保存法の適用条件が、法改正によって緩くなって、導入しやすくなっています。

現に、先程紹介したfreeeでも、電子帳簿保存に対応していますので、税務署に申請することで紙資料の破棄ができるようになります。

何か届いたら、片っ端からスマホで撮影する。って日が来るかもしれませんね。

なぜ書類が紛失するのか？

あなたも、大事な書類が見つからず心当たりの場所を、アチコチ引っ掻き回したって経験、あると思います。
どうして、書類が見つからなくなるのでしょうか。
その原因の一つが、片付ける場所が複数あるからです。

片付ける基準がその時の気分によりブレてしまうので、欲しい時に欲しい書類が見当たらない。という事態を引き起こします。

この悩みを解消するには、片付ける場所を１か所に限定するしかありません。

飲食店あるある

飲食店の現場でよくお見かけするのが
ファイルの背表紙に取引先の名前を書いて、取引先毎にまとめて綴じておく方法です。

この方法のメリットは、取引先別に年間の取引状況を調べたりするには有効です。
但し、そういった機会は、決算の時くらいでしょう。

一方、この方法のデメリットは、どのファイルにも該当しない書類が必ず出てくることです。
で、迷っているうちに次の書類が送られてきて、ドンドン収拾がつかなくなる。

実は、よくある話です！

ご利用者の声

名古屋市内で、飲食店の経理に従事しているHさんから、先日こんなメッセージをもらいました。

今、保存期間を過ぎた帳簿書類をシュレッダーにかけています。
書類は、林さんに教えて貰った、「日付順のファイル」になっています。
ですから、保存期間が過ぎたファイルは、無条件に上から順番にシュレッダーをかけることができるので、ものすごく楽です。

以前は、ファイルの背表紙に取引先の名前を書いて、取引先毎にまとめていました。
この方法だと、古い書類が下になっており、処分するたびに書類の入れ替えをしていたので面倒でした。

ですが、「書類は日付順に綴じてあれば十分。」
という(林の)Facebook投稿を読んでから、保存方法を変えて、今も引き続き日付順で保存しています。

この方法の良いところは

他のスタッフが驚くほど、ちゃんと該当の書類を見つけ出せる
書類の破棄が簡単

些細な事のようですが、本当に助かっています。
一言お礼が言いたくて、メッセージしました。

Hさんのお店は規模が大きいので、自分以外のスタッフさんにもいろいろ手伝ってもらうのでしょうね。
不慣れなスタッフの方でも、目的の書類を短時間で見つけ出してくれるというのは、助かります。
言われて気付いたのですが、このやり方は、仕事の平準化を図る際にも使えそうですね。
新たな気付きをありがとうございます！

決算後の帳簿書類の保存期間

厳密にいうと、書類の種類別に保存期間が決まっています。
しかし、書類は事業年度ごとに分けられているはずです。
ですから、書類の保存期間が過ぎて破棄するとしたら、事業年度ごとになります。
よって、難しい書類の区別などは考慮せず、各書類の一番保存期間が長いものをお知らせします。

法人の場合　10年

個人の場合　 7年

税務調査では、通常過去3年分の帳簿が必要となります。
ただ、3年というのは、法律に明記されているものではないので、最長7年前まで遡って帳簿の確認をされる場合もあります。
それは、この帳簿書類の保存期間が影響しています。

また、法人に関しては、欠損金の繰越期間が９年に延長されました。
9年分帳簿書類が保存されていないと、欠損金の繰越控除ができません。
ですから、法人の場合は、7年ではなく9年です。

法人の保存期間が9年ではなく10年と書いたのは、会社法の規定からです。

結論

最終的には、何に重きを置くかって話です。
飲食店の場合は、書類をきれいにファイルすることより、書類が見つけ易い方が重要だと思います。

ちなみに、法律では、書類の保存期間は決めていますが、その保存方法については、一切言及していません。
つまり、「捨ててなければいい」という考え方です。

だったら、1円も生まない帳簿書類の保存には、美しさより効率の良さを求めた方が断然いいです。

書類を探す時間って、勿体ないと思いますよ。

というわけで、私のおススメ経理帳簿の保存法は、日付順に綴るでした。

よかったら、あなたのお店でも試してみてください。

付録　納品書について

法律上、納品書も請求書などと同様に保存義務があるとされています。

しかし、弊所の顧問先には
「納品書は、その内容が記載されている請求書の内容確認が済んだら破棄してもいいですよ。」とお伝えしています。
一応、一ヶ月くらいは保存しておいてもらっていますが、請求書の金額に間違いがなければ、同じ内容の書類を２種類保存する意味はないからです。

で、今に至るまで、納品書が保存してないからと、税務署に注意を受けたことはありません。

とはいえ、税務署の調査の際、よりどころとなるのは、税理士です。
納品書については、一度、税理士さんに確認されることをお勧めします。

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このブログを書いた人

林良江【値上げしない客単価UP】で飲食店の売上を増やす専門家

大学受験を目前に控えた時期に母のがん宣告を受け、地元の調理師学校に通い、その後ケーキ屋を経て居酒屋でアルバイトを始める。居酒屋で10年、接客係から店長まで経験し、当時の経営者から居酒屋経営を学ぶ。その後、税理士の資格を取得し、約20年、居酒屋出身の税理士としてキャリアを積む。

2011年、ある顧問先が数千万円の借金を背負い事業を縮小。目の前の顧問先を助けられなかった不甲斐なさを痛感し、飲食店の税金面だけでなく、お店を丸ごとサポートすることを決意。飲食店コンルタントの養成講座などでデータを使った飲食店の経営理論を基本から学び、最短90日で客単価を15%UPさせるコンサルティング手法を開発。中小規模飲食店が、客単価の15%UPに取り組めるよう体系化する。

顧問先からは「この先6ヶ月売上がゼロでも、従業員に今まで通りの給料を払えるだけの貯えがあったので、コロナ禍でも、余裕を持って過ごせた」など、これまでに居酒屋、専門料理店など、通算約80軒に客単価15%UPプログラムを提供する。
今後も、飲食店現場の「勘や感覚」を尊重しつつ、データを使った飲食店の売上アップのサポートをしていく予定。
税理士、調理師免許を保有、趣味はガーデニング、愛知県北名古屋市に在住。

名古屋税理士会所属
登録番号　086157

認定経営革新等支援機関
平成29年10月　登録