飲食店の経理

《決定版》飲食店の経理帳簿の片づけ法

飲食店の売上を増やす専門家 林 良江です。

今日は、殆どの飲食店が悩んでいる経理帳簿の扱いについてお伝えします。

一部では、ペーパーレス化やクラウド化が進んでいるとは言いますが、殆どの飲食店では、かさばる帳簿書類の保存に手を焼いていらっしゃるのではないでしょうか。

  • とにかくかさばる
  • 収納しようにも、形が不規則なので、おさまりが悪い
  • においが気になるetc.

なにかと、厄介者扱いにされている帳簿書類

現実的なことを言えば、全ては過去の産物ですからね。
これをどんなに丁寧に扱ったところで、一円も生みません。

ただ、税務調査があった時に

無いと困る

ので、仕方なく保存している。ってところでしょう。

でもって、面倒なのでつい手前に新しい書類を置いてしまって
期限が過ぎて、本来なら破棄できる、古い書類に手が届かなくなっており、そのまま保管している。なんてこともよく見かけます。

こういった状態から脱却できる方法をお伝えしていきます。

今、使っている経理帳簿の保存方法を見直してみよう

まずは、決算後きちんと整理しよう。などとは考えず
今、使っている書類保存の延長線上に、決算後の書類保管があると考えてください。

つまり、今日届いた書類の保存を、今からお伝えする方法で保存することが
あのぐちゃぐちゃで思わず見て見ぬふりをしたくなる、書類の山から卒業する、はじめの一歩です。

では、具体的に見ていきましょう。

おススメの帳簿書類の保存法はコレだ!

 

帳簿保存

領収書以外の書類(店内に入ってきた紙類)は、難しいことを考えないで、とにかく書類が届いた日付順にファイリングする。

ファイルが一杯になったら、次のファイルに替える。
一杯になったファイルの表紙に、いつからいつまでの分が綴じてあるのか日付を明記しておく!
月毎に変える必要はありませんが、決算はまたがない。

これが唯一のポイントです。

領収書だけは、一枚ずつ処理しますので、別に綴じてください。

なぜ書類を紛失するのか?

あなたも、大事な書類が見つからず心当たりの場所を、アチコチ引っ掻き回したって経験、あると思います。
どうして、書類が見つからなくなるのでしょうか。
その原因の一つが、片付ける場所が複数あるからです。

片付ける基準がその時の気分によりブレてしまうので、欲しい時に欲しい書類が見当たらない。という事態を引き起こします。

この悩みを解消するには、片付ける場所を1か所に限定するしかありません。

飲食店あるある

飲食店の現場でよくお見かけするのが
ファイルの背表紙に取引先の名前を書いて、取引先毎にまとめて綴じておく方法です。

この方法のメリットは、取引先別に年間の取引状況を調べたりするには有効です。
但し、そういった機会は、決算の時くらいでしょう。

一方、この方法のデメリットは、どのファイルにも該当しない書類が必ず出てくることです。
で、迷っているうちに次の書類が送られてきて、ドンドン収拾がつかなくなる。

実は、よくある話です!

ご利用者の声

名古屋市内で、飲食店の経理に従事しているHさんから、先日こんなメッセージをもらいました。

今、保存期間を過ぎた帳簿書類をシュレッダーにかけています。
書類は、林さんに教えて貰った、「日付順のファイル」になっています。
ですから、保存期間が過ぎたファイルは、無条件に上から順番にシュレッダーをかけることができるので、ものすごく楽です。

以前は、ファイルの背表紙に取引先の名前を書いて、取引先毎にまとめていました。
この方法だと、古い書類が下になっており、処分するたびに書類の入れ替えをしていたので面倒でした。

ですが、「書類は日付順に綴じてあれば十分。」
という(林の)Facebook投稿を読んでから、保存方法を変えて、 今も引き続き日付順で保存しています。

この方法の良いところは

  • 他のスタッフが驚くほど、ちゃんと該当の書類を見つけ出せる
  • 書類の破棄が簡単

些細な事のようですが、本当に助かっています。
一言お礼が言いたくて、メッセージしました。

Hさんのお店は規模が大きいので、自分以外のスタッフさんにもいろいろ手伝ってもらうのでしょうね。
不慣れなスタッフの方でも、目的の書類を短時間で見つけ出してくれるというのは、助かります。
言われて気付いたのですが、このやり方は、仕事の平準化を図る際にも使えそうですね。
新たな気付きをありがとうございます!

では次に、決算後の保存について言及します。

その前に帳簿書類の保存期間を確認します。

決算後の帳簿書類の保存期間

厳密にいうと、書類の種類別に保存期間が決まっています。
しかし、書類は事業年度ごとに分けられているはずです。
ですから、書類の保存期間が過ぎて破棄するとしたら、事業年度ごとになります。
よって、難しい書類の区別などは考慮せず、各書類の一番保存期間が長いものをお知らせします。

法人の場合 10年

個人の場合  7年

税務調査では、通常過去3年分の帳簿が必要となります。
ただ、3年というのは、法律に明記されているものではありません。
最長7年前まで遡って帳簿の確認をされる場合もあります。
それは、この帳簿書類の保存期間が影響しています。

また、法人に関しては、欠損金の繰越期間が9年に延長されました。
9年分帳簿書類が保存されていないと、欠損金の繰越控除ができません。
ですから、法人の場合は、7年ではなく9年です。

法人の保存期間が9年ではなく10年と書いたのは、会社法の規定からです。

保管スペースの整理をしよう

前準備

難しい理屈は抜きにして、あなたの場合の保存期間が何年なのかが確認できたら
年数と同じ個数+1個(法人なら11個、個人なら8個)の蓋なしの段ボール箱かコンテナを準備します。

段ボール箱には
事業年度と後から取り外せる大きめの付箋を貼った、札を付けます。

付箋には
法人の場合なら直近の事業年度に『10番』その前年を『9番』
個人の場合なら直近の事業年度に『7番』その前年を『6番』といった具合に『1番』までの数字を書きます。

また、事業年度は、和暦と西暦の両方を書いておくと便利です。

こうすると、札のつかない段ボール箱が1つできます。
これには、保存期間が過ぎた書類を入れていきます。

準備が出来たら、段ボール箱をもって、保管スペースに足を踏み入れます。

ステップ1

手前にある書類から、事業年度の段ボール箱に入れていきます。

段ボール箱の大きさによっては、もう1セット必要になる場合もあるかもしれません。

今ある書類は、事業年度別に分けるだけです。
これ以上、手は掛けません。

法人なら11年、個人なら8年以上前のものは、札なしの段ボール箱に入れます。

一旦保管スペースの書類を全てどれかの段ボール箱に入れてしまいます。

ステップ2

札なし段ボール箱は、外に運び出します。

次に、事業年度が書いてある段ボール箱を並べます。
並べる順番は、手前に古いもの。
つまり『1番』の付箋がついた段ボール箱、そこから順に数字が大きくなるように並べていきます。

並べることができたら、付箋は外してもらって構いません。

ステップ3

札なしの段ボール箱が空になったら、ここには、進行期の書類を入れていきます。
決算が終わるまでは、出し入れしやすい場所に仮置きします。

決算が終わったら、上記で説明したファイルや領収書も入れて、列の一番奥に並べます。

ところてん式に、一番古い事業年度の箱が飛び出してくるので、これの中身を破棄します。

段ボール箱が空いたら、進行期の書類入れにしていきます。

あとは、この繰り返しです。

結論

最終的には、何に重きを置くかって話です。
飲食店の場合は、書類をきれいにファイルすることより、書類が見つけ易い方が重要だと思います。

ちなみに、法律では、書類の保存期間は決めていますが、その保存方法については、一切言及していません。
つまり、「捨ててなければいい」という考え方です。


だったら、1円も生まない帳簿書類の保存には、美しさより効率の良さを求めた方が断然いいです。

書類を探す時間って、勿体ないと思いますよ。

というわけで、私のおススメ経理帳簿の保存法は、日付順に綴るでした。

よかったら、あなたのお店でも試してみてください。

付録 納品書について

法律上、納品書も請求書などと同様に保存義務があるとされています。

しかし、弊所の顧問先には
「納品書は、その内容が記載されている請求書の内容確認が済んだら破棄してもいいですよ。」とお伝えしています。
一応、一ヶ月くらいは保存しておいてもらっていますが、請求書の金額に間違いがなければ、同じ内容の書類を2種類保存する意味はないからです。

で、今に至るまで、納品書が保存してないからと、税務署に注意を受けたことはありません。

とはいえ、税務署の調査の際、よりどころとなるのは、税理士です。
納品書については、一度、税理士さんに確認されることをお勧めします。

「いまさら聞けない、飲食店の経理」のアレコレをメルマガでお伝えしています。
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このブログを書いた人

林 良江
林 良江【値上げしない客単価UP】で飲食店の売上を増やす専門家
大学受験を目前に控えた時期に母のがん宣告を受け、地元の調理師学校に通い、その後ケーキ屋を経て居酒屋でアルバイトを始める。居酒屋で10年、接客係から店長まで経験し、当時の経営者から居酒屋経営を学ぶ。その後、税理士の資格を取得し、約20年、居酒屋出身の税理士としてキャリアを積む。

2011年、ある顧問先が数千万円の借金を背負い事業を縮小。目の前の顧問先を助けられなかった不甲斐なさを痛感し、飲食店の税金面だけでなく、お店を丸ごとサポートすることを決意。飲食店コンルタントの養成講座などでデータを使った飲食店の経営理論を基本から学び、最短90日で客単価を15%UPさせるコンサルティング手法を開発。中小規模飲食店が、客単価の15%UPに取り組めるよう体系化する。

顧問先からは「この先6ヶ月売上がゼロでも、従業員に今まで通りの給料を払えるだけの貯えがあったので、コロナ禍でも、余裕を持って過ごせた」など、これまでに居酒屋、専門料理店など、通算約80軒に客単価15%UPプログラムを提供する。
今後も、飲食店現場の「勘や感覚」を尊重しつつ、データを使った飲食店の売上アップのサポートをしていく予定。
税理士、調理師免許を保有、趣味はガーデニング、愛知県北名古屋市に在住。

名古屋税理士会所属
登録番号 086157

認定経営革新等支援機関
平成29年10月 登録

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