中小規模飲食店の帳簿保管がまるわかり！～電子帳簿保存法の解説編～

居酒屋専門・客単価UPコンサルタント／税理士　林　良江です。

今日は、帳簿類の保管についてお伝えします。

誤解のないように、最初に申し上げます。
帳簿類の保管は、今でも

紙保管が大原則です。

一方で、社会情勢の変化を鑑み、電子データでの保管も
例外ながら認められきました。

令和3年9月に発足したデジタル庁に象徴されるように
社会全体のデジタル化は抗うことができない時代となりました。

こうした波に乗るように
令和4年1月から電子帳簿保存法が変わりました。

とはいえ、中小規模事業者にとって「電子帳簿」なんてものは
程遠い世界の代物であって
自分には関係ないと思ってる人は多いのでは？

実は、私もその一人です。
正直、全くの準備不足なので、1月からの対応は出来ずじまいでした。
幸い、宥恕規定が出たので、1月から対応しなくても罰則はありませんが
少しずつ対応していこうと思っています。

1 電子帳簿保存法が変わった理由
2 電子帳簿保存法とは
3 大原則の、紙保管について
4 最後に

電子帳簿保存法が変わった理由

ネット環境が整い、企業を取り巻く商慣習も大きく変わりました。
その結果として

電子取引が多くなったから
書類は、かさばるから
ペーパーレス化が進んでいるから
キャッシュレス化が進んでいるから

などの理由で
電子での帳簿保存のルールを整備したのが
今回の改正「電子帳簿保存法」な訳ですが
実のところ税務署は
税務調査の時の書類検索にかかる時間を減らしたいのが本音です。

実際、税務調査に立ち合うと
調査官は納税者と話す時間より
書類を見て(探して)いる時間の方が圧倒的に多いです。

これが、電子データになっていれば
検索をすれば、すぐに欲しい情報を
手に入れることができるようになります。

ですから今後、電子帳簿による保存が普及すると
税務調査のやり方が大きく変わっていくことでしょう。

つまり、今回の改正の影響は
そういう意味でも・・・・・・・・、大きいと認識してください。

電子帳簿保存法とは

電子帳簿保存法の中身は、次の３つです。

電子帳簿等保存
スキャナ保存
電子取引に係るデータ保存

で、これらの保存を対象書類から区分してみると、以下のようになります。

税金の世界には「帳簿」と「書類」がある

「帳簿」
仕訳伝票や現金出納帳、売掛帳、仕訳日記帳など、決算資料を作るための資料(A)

「書類」は、大きく二つに分かれており

棚卸表や貸借対照表、損益計算書といった、いわゆる決算書(B)
注文書（発注書）や納品書、請求書など、外部との取引書類(C)

このうち自社の決算のために
自社のパソコンで作成するもの【(A)と(B)】が電子帳簿等で
「1.電子帳簿等保存」の対象です。

一方、外部との取引の記録である(C)については

<発行側>
自社のパソコンで作成・発行する書類の控は「1.電子帳簿等保存」

<受取側>
電子データの活用用途が格段に広がったことから
旧来は紙の書類保存の規定だけで足りていたのですが
『電子データ』に載っている書類保存も
規定することになりました。

紙で受け取った書類の保存法は「2.スキャナ保存」
電子データで受け取った書類の保存法は「3.電子取引に係るデータ保存」
電子データは電子データで保存することが義務付けられ
紙に打ち出して保存することは認められなくなりました。

(注)経理処理をするにあたり、紙に打ち出すこと自体は、問題ありません。
ただ、その打ち出した紙を取っておいても『保存』にはなりません。
(令和５年12月31日までの宥恕規定あり)

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ここが中小規模事業者にとっては、一番の問題です。

まとめるとこんな感じ

そもそも、電子データとは？

具体的には

電子メールに添付された書類(注文書、契約書、送り状、領収書、請求書、見積書など)
発行者のウェブサイトでダウンロードする領収書等
第三者が管理するクラウドサービスを利用して授受する領収書等
クレジットカード等の利用明細
スマホアプリ経由の領収書等(スクリーンショットによる領収書の画像データも可)

といったところです。

電子データの保存法

実は、電子データにはその内容の信ぴょう性を保持するために
「タイムスタンプ」というものを付けることになっています。

相手が大企業の場合でしたら
タイムスタンプ付きの電子データを送ってくるので
受取った側としては
一定のルールに基づいて(後述します)保存すれば問題ありません。

しかし、タイムスタンプの付与にはお金がかかります。
よって、相手が中小企業の場合は
タイムスタンプが付いていない場合も想定されます。

そんな時は、受け取った側で
「電子データの訂正及び削除の防止に関する事務処理規定」を
備え付けることで【代用】できることになっています。

法人・個人別の事務処理規定のサンプルを貼っておきます。
自社の状況に合わせて作成し、備え付けてください。

法人　事務処理規定
 個人　事務処理規定

(注)タイムスタイプとは
ある時刻にその電子データが存在していたことと
それ以降改ざんされていないことを証明する技術です。

一定のルールとは

STEP１
受け取ったファイルには、次のどちらかの名前を付ける。

その１
以下の3項目

- 取引年月日
- 取引金額
- 取引先

サンプル　20220101_200,000_××㈱

その２
①、②、・・・と通し番号を付し
エクセル等で、ファイルの索引簿を作成する。

索引簿のサンプル

STEP２
3項目を付けたファイルは
電子データ保存用のフォルダに保存する。

保存先はハードディスク、CD、DVD等
特に制限はありません。

ここまでが、改正「電子帳簿保存法」の解説です。

大原則の、紙保管について

ここからは、従前どおりの紙保管についておさらいです。

紙保管の話になると、気になるのが保管期間です。

先にも触れたように、税金の世界には「帳簿」と「書類」があり
それぞれに保管期間が決まっています。

しかし、通常書類は事業年度ごとに分けられていると思うので
保管期間が過ぎて破棄するとしたら、事業年度ごとになります。
よって、難しい書類の区別などは考慮せず
各書類の一番保管期間が長いものをお知らせします。

法人の場合　10年

個人の場合　 7年

法人に関しては、欠損金の繰越期間が9年に延長されました。
9年分帳簿書類が保存されていないと、欠損金の繰越控除ができません。
ですから、法人の場合は、7年ではなく9年です。

ただし、会社法の規定まで考慮すると10年になります。

最後に

飲食店の悩みのタネと言えば

ジャーナル(レジのロール紙に打ち出したもの)
会計(オーダー)伝票

の保管でしょう。

多くの飲食店さんが、その保管場所には苦労しています。

中には「捨ててもいいですか？」
と、質問される方もいらっしゃいますが
信頼できる電子記録がない限りには
安易に捨てると、税務調査の時に厄介なことになります。

これらは、飲食店の売上の証拠書類の「帳簿」ですので
最低でも7年間は、破棄できません。

どうしても、保管場所に苦慮するようでしたら
POSレジなどのツールを利用して
これらの帳簿を、電子データで保存することを考えてください。

紙類の保管を考えると、POSレジの功績は大きいです。

この際ですから、POSレジを導入をお考えになっては如何でしょうか。

弊所では、POSレジと会計ソフトの連動サポートをしております。
お気軽にお問合せください。

このブログを書いた人

林良江居酒屋専門・客単価UPコンサルタント／税理士

居酒屋を中心に飲食店を繁盛継続させる、お手伝いをしております。
飲食店の経営数値を分析して、お店の強みに着目した経営指導には定評があります。