飲食店専門・売上UPコンサルタントの林 良江です。
今日は、殆どの飲食店が悩んでいる書類保存についてお伝えします。
飲食店を経営していると、
領収書
納品書
請求書
売上伝票
レジロールなどなど書類が沢山あります。
一部では、ペーパーレス化が進んでいるとは言いますが、殆どの飲食店ではこれらの書類の保存に手を焼いていらっしゃるのではないでしょうか。
そこで、今日は私が普段からオススメしている書類保存法をご披露したいと思います。
ご利用者の声
名古屋市内で、飲食店の経理に従事しているHさんが先日、こんなメッセージを送って来てくれました。
今、保存期間を過ぎた書類のシュレッダーを、暇な時にしています。
書類は、林さんに教えて貰った、「月毎のファイル」になっています。
その前は、同じ種類の書類を1年分まとめるようにしていました。
「書類は月毎に分かれていれば十分。税務処理に問題はないから日付順にまとめてあればいい。」という(林の)Facebook投稿を読んでから、保存方法を変えて、 今も引き続き日付順で保存しています。
この方法に替えてから、他のスタッフが驚くほど、ちゃんと該当の書類を見つけ出せています。
あなたも、大事な書類が見つからず心当たりの場所を、アチコチ引っ掻き回した経験があると思います。
あの、書類を探す時間って、勿体ないと思いませんか。
なぜ書類が紛失するのか？
どうして、書類が見つからなくなるかと言うと、片付ける場所が複数あるからなんです。
ですから、お店に来た書類は到着日順に、綴じ込むようにしましょう。
飲食店さんの中には取引先別に請求書などをきれいにファイリングしている会社があります。
この方法は、相手先との取引状況を調べるには有効です。
しかし、ファイルの数が沢山必要です。
また、どのファイルにも該当しない書類が必ず出てきます。
で、迷っているうちに次の書類が送られてきて、ドンドン収拾がつかなくなる。
実は、よくある話です！
だったら、書類の重要性とか考えないで到着日順に綴じ込んだ方が、迷いなく整理できますし、紛失の可能性が圧倒的に減らせます。
ま、何に重きを置くかって話ですが、飲食店の場合は、きれいにファイルすることより、書類が見つけ易い方が重要だと思います。
ちなみに、法律では、書類の保存期間は決めていますが、その保存方法については、一切言及していません。
つまり、「捨ててなければいい」という考え方です。
だったら、1円も生まない書類保存には、美しさより効率の良さを求めた方が良くないですか。
というわけで、私のおススメ書類保存は、到着順に綴るでした。
よかったら、あなたの飲食店でも試してみてください。
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