業務改善

【書類の管理のコツ】「大事な書類に限って、肝心な時に出てこない。」って、言っていませんか?

2022年5月24日

お疲れ様です、林 良江です。

今日は、書類の管理についてお伝えします。

経営者が
「大事な書類に限って
肝心な時に出てこない。」
ってボヤいているのを
よく聞きます。

あなたも、言っていませんか?

きっかけは、Aさんの一言

「先生がこの前持ってきてくれた書類が
大事な書類だってことは判っていたので
失くさないように、どこかの引出に仕舞っておきました。

いざ、使おうと思ったとき
どこの引出に仕舞ったのかを忘れてしまいました。
失くしていないので、どこかにあると思うけど
見つからないから、再発行してもらえませんか。」

笑い話のようですが
実際にあったお話です。

状況を思い出してもらおうと
色々と聞いてみると
判ったことがありました。

まず、Aさんは
書類を捨てなさ過ぎます。

多くの書類を
「いつか使うかもしれない」
と思い、捨てずに保管していました。

期限の過ぎた書類や
今では興味のないチラシなどが
年度をまたいで、沢山取ってありました。

そこで
郵便物などが来たら、直ぐに開封して
直観で要らないと思ったものは捨てるように伝えました。

保管する書類自体を減らす作戦です。

すると
Aさん「でも、後で欲しいなぁ。ってなるかも。」
林「ほとんどのものは、後からでも手に入れることは出来ますよ。」
っと、伝えると
人が変わったように
スパスパと捨て始めました(笑)

残った書類は

  • 税金や年金の納付書・申告書
  • 請求書関係
  • 興味があるセミナーなどのチラシ
  • セミナーや勉強会の受講票
  • よく知っているお店のチラシetc

かなりスッキリしました。
(再発行を依頼された書類も出てきました)

次は、厳選された書類の管理です。

ちなみに、書類の管理は、次の2段階で考えていきます。
保管:使用頻度が高い書類を取り出しやすいように管理すること
保存:古くなり使用頻度が下がった書類を管理すること

こんなこと、やっていませんか?

経理の現場でよく見かけるのが

ファイルの背表紙に取引先の名前を書いて
取引先毎に分類して、綴じておく方法です。

そもそも
書類は分類しちゃ、ダメです

分類しようとするから
どこにも分類できない
宙に浮いた書類が出てきます。

これが、「グチャグチャ」の素で
紛失の原因です。

ですから、分類はしません。
じゃぁ、どうするか。

正しい書類の保管法

使うのは、ファイルを一冊だけ。

これに、届いた書類で、残しておきたいものを
日付順に綴(と)じていきます。

難しいことを考えなくてもいいです。
届いた日付順に
穴をあけてファイルに綴じます。

  • 税金関係書類
  • 年金関係書類
  • 水道光熱費のお知らせ
  • 請求書関係
  • 気になるチラシ
  • セミナーの受講票etc

どれも、着いた順に綴じ込みます。

納付書のように、穴が開けられない場合は
封筒に穴をあけて綴じ込んでください
納付書に傷をつけることなく保管できます。

綴じる基準が
主観が入る余地のない『時間』ですから
他の人が見たときも、わかりやすいです。

そして、ファイルが一杯になったタイミングで
一度、綴じてある書類を見直します。

本当に興味のあるセミナーなら
早々に申し込んでいるでしょうし

期日が過ぎてもそのまま綴じてあるセミナーは
それだけのものだったのでしょう。

有効期限が過ぎた書類などは
このタイミングで破棄します。

一杯になったファイルの表紙・背表紙には
いつからいつまでの分が綴じてあるのか日付を明記して
次のファイルに替える。
月毎に替える必要はありませんが決算(又は年度)は、またがない。

これで、十分です。

お金を生まない書類整理に
時間とお金を使うなんて
全く意味がありません。

時間とお金は
上手に使いましょう!

書類を日付順に綴る効果

この方法で書類の保管をすると
本当に、書類を探す時間が減ります。

そもそも書類が紛失する原因は
保管場所が複数あるからです
だから、書類の保管場所を
一箇所(1つのファイル)だけにしましょう!

『ココさえ見れば大丈夫』
って状態にしておけば
必要な時に
ストレスなく書類を準備できます。

正しい書類の保存法

次に、日付順に綴じたファイルの保存法です。

会社の場合であれば
他の経理帳簿などと一緒に
書類保存箱に入れて保存します。

個人宅では、保存箱は使わないでしょうから
ファイルが入る大きさの段ボール箱に
いつ頃の書類が入っているのを明記して
片付けましょう。

保存した書類の破棄手順

さて、上記の方法で保管・保存された書類は
永遠に保存されることはありません。
いつの日にか、保存を止める日がきます。

会社の書類には保存期間があります。
その保存期間が終了したものから
順次破棄されていきます。

個人宅の場合には、法律で決まった
保存期間はありません。

契約書などの永久保存の書類以外は
保管スペースなどを鑑み
保存期間を決めて
順次破棄していきましょう。

ここでも、この日付順綴じは
威力を発揮します。

例えば
ファイルの背表紙に取引先の名前を書いて
取引先毎に分類していたとします。

すると、保存期間が切れた書類は
ファイルの下になっているので
処分する時に、一冊ごと
書類の入れ替えをしなくてはいけません。

でも、日付順に綴じてあれば
保存期間が終了したら
その期間のファイルを抜き出して
丸ごと処分すればいいのです。
前後の書類の日付の確認なんか要りません。

楽ですよ♪

まとめ

書類が

  • 必要な時に
  • 必要なものを

取り出せて、管理です。

このブログを書いた人

林 良江
林 良江居酒屋専門・客単価UPコンサルタント/税理士
居酒屋を中心に飲食店を繁盛継続させる、お手伝いをしております。
飲食店の経営数値を分析して、お店の強みに着目した経営指導には定評があります。

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